หลักสูตร การบริหารและจัดเก็บเอกสารให้มีประสิทธิภาพตามระบบสากล ISO 9001

(Document Management and Document control)

หลักการและเหตุผล (Introduction)

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ ?  การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสาร การดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร จนถึงการทำลายเอกสาร  เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิง สิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้า  และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร  เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ รวมถึงการจัดทำระบบคุณภาพ ISO ขององค์กรก็ให้ความสำคัญในระบบเอกสารและข้อมูลเช่นกัน ในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุค IT หรือ ดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือ E-Document รวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflow แบบสำนักงานไร้กระดาษ ในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office)

การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) และข้อมูลได้ตามข้อกำหนดของระบบ ISO มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และสามารถลดต้นทุนของบริษัท   The National Records Management – Council, Inc  ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 %  และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 %   และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3% เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based)  จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพ จะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

วัตถุประสงค์ (Objective )

1.          ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสาร ข้อมูลที่เป็นระบบ และได้ตามมาตรฐานของระบบ ISO 9001 อย่างมีประสิทธิภาพ

2.        ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้อง เหมาะสมในการจัดเอกสารและเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์

3.       ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

4.        ผู้เข้ารับการอบรมเข้าในวิธีการเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม (Target Participants)

·          พนักงานปฏิบัติงาน  หัวหน้างาน ธุรการ  สำนักงาน  ควบคุมเอกสาร

รูปแบบการการอบรม (Methodology)

·          การบรรยายแบบมีส่วนร่วม 

·          การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง

วิทยากรบรรยาย (Lecturer)

·          วิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิ  ด้านการวางระบบงานเอกสาร ด้านงานบริการ

การสื่อสารในองค์กร  การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ระยะเวลาอบรม (Period)

·          1 วัน (6 ชั่วโมง)

เนื้อหาการบรรยาย (Key Contents)

หมายเหตุกำหนดการอบรมและรูปแบบการอบรมอาจมีการเปลี่ยนแปลงตามความเหมาะสมของบริบทผู้เข้าอบรม

กำหนดการ  วันศุกร์ ที่ 22 สิงหาคม 2568 เวลา 09.00-16.00 น.

สถานที่ โรงแรม แรมแบรนดท์ สุขุมวิท 18 BTS อโศก หรือ MRT สุขุมวิท กทม.

           **สถานที่อาจมีเปลี่ยนแปลง**

อัดตราค่าบริการอบรม ท่านละ   3,900 บาท

ลงทะเบียน 3 ท่านขึ้นไป ท่านละ   3,500 บาท

ลงทะเบียน 4 ท่านขึ้นไป ท่านละ   3,200 บาท

(ค่าบริการดังกล่าวยังไม่รวม VAT)